کلوپ قالب های فارسی جوملا 2.5

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری :

 امروزه در هر سازمان یا اداره یکی از مشکلات بزرگ برای کارمندان و مراجعین طریقه مکاتبه و نامه نگاری و پیگیری این مکاتبات به روش های سنتی است که با توجه به توسعه ی سازمان ها این روش منسوخ جوابگوی نیازهای کنونی نمی باشد . با رشد و توسعه ی فناوری کامپیوتر و پیدایش صنعت بزرگ فناوری اطلاعات برای مشکل فوق چاره ای اندیشیده شد. اتوماسیون اداری که هدیه ی صنعت فناوری اطلاعات به بروکراسی اداری است ، ایده ای نو است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد .

سیستم های اتوماسیون اداری سیستم هایی هستند که وظیفه ی آن ها خودکار کردن کارهای دفتری و بهبود و بهینه سازی ارتباطات است . این سیستم ها به صورت paperless هستند و از رنج عریض کاربردهای کامپیوتری ، تکنیک های ارتباطی و اطلاعات استفاده می کنند .

 

چرا باید سیستم های اداری را مکانیزه کرد ؟

در روش های سنتی ، مکاتبات سازمانی ( چه داخلی و چه خارجی ) با استفاده از نامه نگاری های معمول و به واسطه ی کاغذ انجام می گرفت . این روش معایب زیادی دارد که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره نمود :
  
·         صرف انواع هزینه ها ( وقت ، کاغذ ، نیروی انسانی ، هزینه های پستی و ... ) بدون رسیدن به بهره وری بالا

·         عدم وجود امنیت در اسناد کاغذی ( گم شدن اسناد – دخل و تصرف در اسناد کاغذی – جعل اسناد و سوء استفاده از اسناد اداری )

·         عدم دسترسی سریع به اطلاعات و بایگانی های سازمانی

·         عدم وجود امکان مشاهده از دور اسناد

·         کندی و پیچیدگی جستجوی اسناد و مکان یابی آن ها

·         نیاز به حجم زیادی از فضا و تعداد زیادی قفسه در هر بخش از بایگانی سازمان

·         عدم دسترسی مدیران به آخرین ویرایش از اطلاعات و آمار

·         عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل اتکا

·         امکان از دست رفتن اسناد در حوادث غیر مترقبه


مزایای استفاده از سیستمهای اتوماسیون اداری :

·         طراحی الکترونیکی فرم ها و اسناد سازمان

·         جستجو و پیگیری بسیار آسان روی اسناد و فرم ها

·         دسترسی سریع و ایمن به اطلاعات

·         امکان تعریف دسترسی های متفاوت برای سمت های مختلف سازمان در جهت امنیت سازمان

·         دسترسی مدیران به آخرین ویرایش اطلاعات

·         ارسال و دریافت سریع ، کم هزینه و ایمن فرم ها و اسناد

·         امکان صدور گزارش ها و نمودارهای آماری و کاربردی جهت بررسی وضعیت مکاتبات

·         طبقه بندی سریع و آسان اطاعات به صورت های مختلف

·         پیگیری کارهای انجام شده در جهت ایمنی اطلاعات

·         .....

 اگر مشکلات روش های سنتی سازمان شما را درگیر خود کرده است و از افزایش کاذب حجم اطلاعات سازمان خود نگرانید و نیاز به یک سیستم اتوماسیون اداری را در سازمان خود احساس کرده اید با ایلام وب تماس بگیرید .

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید